مهارات في الاتصالات و الإشعارات
فيصل خالد الغريب
مستشار نظم عقل و اتصال بشري
مستشار تطوير الأعمال الاستراتيجية
المشرف العام على مجموعة حياتك أسهل
@dr_faisalkhaled
كان الاتصال الهاتفي في عقود مضت جزءاً من المتعة الشخصية لمن يمتلك هاتفاً منزلياً ، و بعدها أصبح الهاتف المتنقل نوعاً من الترف ، و اليوم أصبح التواصل اللحظي نمط حياة ، أنا مررت بذلك كله في وقت مبكر ، و كنت مواكباً للأحدث دائماً ، إلا أن الاتصالات لم تعد ذات بريق كما في السابق .
سهولة الوصول إلى أي شخص ، أصبحت سمة عصرية اليوم ، إلا أن هناك فئة تتلقى اتصالات أكثر من غيرها ، و أخص يذلك الاستشاريين بكافة أنواعهم و طبقاتهم ، فهم مصب للإشعارات من كافة الاتجهات ، وهذا يحدث ضغطاً نفسياً و اجتماعياً و أسرياً لا يمكن لغيرهم تصوره .
دعني هنا أقدم لك بعضاً من الإلماحات لواقع قد يغفل عنه البعض ، فعندما يكون المستشار في جلسة استشارية ، فإنه لن يتمكن من الرد على مكالمة أخرى في نفس الوقت ، أو أن يقوم باستقبال شخص ما حضورياً ، أو أن يدمج بين اجتماعين أو جولتين تفتيشيتين في ذات التوقيت ، فالإنسان غير قابل للقسمة على اثنين ، في حالات كهذه .
و عندما ينتهي المستشار من عمله الاستشاري ، فإنه يكون قد استنفد طاقته الفكرية و الصوتية و الحركية ، فيتحول بعد ذلك إلى حالة سكون إجباري ، لاستعادة طاقته و حيوته و نشاطه ، و هذا وفقاً لجدول معد سلفاً .
و حينما يستعيد طاقته بعد يوم طويل من العمل ، فإنه يحول طاقته الجديدة لشأن نفسه و أسرته ، و لن يكون من المنطقي بعدها أن يسمح باختراق خصوصيته بالتنسيقات و التحضيرات و الاستفسارات التي لا تتوقف على مدار الساعة ، حتى في أيام العطل و الإجازات و في الثلث الأخير من الليل ، فلا تعجب فهذا هو الواقع .
أعتمد شخصياً سياسات عامة في إدارة الاتصالات و التفاعل مع الإشعارات التي تنهال من كافة تطبيقات التواصل و قنوات الاتصال ، و التي سأشاركك إيها ، و منها :
- إيقاف جميع الإشعارات ، وتخصيص الأسرة و الأصدقاء و الشركاء ، بإمكانية الوصول الفوري .
- أستخدم أنظمة الرد الآلي لضبط و تصنيف و توجيه الاتصالات و المراسلات ، و هذا يساعد في إدارتها .
- أتلقى ثلاث ملخصات لكافة الإشعارات في اليوم ، و هذا كافٍ للاطلاع على مجريات أحداث اليوم العملية و الاجتماعية .
- أجدول الردود وفقاً للتصيفات ، وهذا ينظم يوم العمل الاستشاري و الاجتماعي العام .
يقي هذا من ضرر قصف الإشعارات و ضغوط الاتصالات ، على العقل ، ويبقى هاتفي شبه صامت طوال اليوم ، ما يساعد على التركيز على المهام و الأولويات و الدراسات و التخطيط و المتابعة ، و عندها تحصل الاتصالات على حقها المناسب ، وفقاً لمعايير التصنيف و التوقيت اللازمين لتحقيق الأهداف المرجوة منها ، للمتصل و المستقبل ، دون إخلال .
إن داء إرضاء الآخرين ، قد يكلفك الكثير ، و لن يطول بك الأمر حتى تخسر نفسك و من حولك نتيجة للتشتت و تشوه برنامجك اليومي ، إن تنظيم الاتصالات ما بين ما هو :
- هام و عاجل .
- عاجل و غير هام .
- و غير عاجل و هام .
- و غير عاجل و غير هام .
سيساعدك كثيراً ، فلكل من هذه التصنيفات طريقة تعامل مختلفة ، مما يزيد الكفاءة و يخفف الضغط ، و يزيل التشتت ، فالبيانات التي يفصح عنها المتواصل أثناء الرد الآلي و التوضيح المبدئي ، تساعد في هذا التصنيف ، و تختصر الوقت و تسرع من الأداء .
إن الاتصالات و الإشعارات الآنية ، دخيلة على منظومة العقل البشري ، الذي يتفاعل مع كل اتصال وفقاً لنظم عقلية متعددة في وقت واحد ، و كثرة الإشعارات ستدمر عقلك حتماً ، إدراك هذا سيحسن من تعاملنا مع هذا الواقع ، بشيء من المهنية من قبل المرسل و المستقبل ، و الشرح في هذا يطول .
