المخاطبات التجارية الرسمية

المخاطبات التجارية الرسمية

فيصل خالد الغريب 

المستشار وخبير الإتصال البشري 

@dr_faisalkhaled 

تشكل المخاطبات التجارية قناة الاتصال الرسمية في عالم المال و الأعمال ، فالمهاتفات الشخصية الودية و الرسائل النصية العامة و المشافهة المباشرة للتدفئة الاجتماعية ليست سوى أدوات اتصال مساعدة في مرحلة التحضير أو توكيدات التقرير – أي مرحلة ما بعد الاعتماد للقرارات المثبتة –  وهي الأداوات الفاعلة في مستوى العلاقات العامة – التي سأفرد لها عرضاً خاصاً – وهي عنصر مهم في تشكيل العاقات التجارية بين البشر .

تحظى المخاطبات الرسمية باحترام و تقدير بالغين ، ويعتني بها متخذي القرار الأكفاء في كافة المستويات الإدارية في المنظمات و الشركات و الهيئات الرسمية ، بل وحتى لدى الأفراد و الشخصيات الاعتبارية المحترمة ، فهي نصوص تعبر عن خلاصة العلاقة ما بين طرفي المخاطبة ( المرسل ) و ( المرسل إليه ) و هي في حقيقتها تعدل شخصية المتراسلين الاعتبارية ، ولذلك فهي سند قانوني يتم الاحتكام لنصوصه و بنوده و مفرداته ، وهي ما تسمى بالوثائق .

إن الأهمية البالغة للمخاطبات الرسمية ، تجعل منها محط اهتمام كل من يصدرها و من ينقلها و من يتسلمها و من يحفظها بعد ذلك كله ، وهذا اهتمام أصيل في كافة المجتمعات و الشعوب عبر العصور ، و أي شذوذ فهو ناتج من نواتج غياب المعرفة .

المخاطبات الرسمية هي تلك التي تدل على صاحبها و تنطق بنيته و قصده و مراده ، وتؤثر في واقعها كإرادة شخصية ناتجة عن إرادة واعية ، إنها الشخصية الاعتبارية لذاته على صفحة من ورق أو بريد إلكتروني يحمل بصمة صاحبه الإلكترونية ويعبر عن إرادته الواضحة .

يعكس الرد على المكاتبات ثقل و مستوى المستقبل و طبيعة وعيه و إدراكه و مدى تقديره لكل من المرسل و محتوى الرسالة المخاطب هو بها ، وهي في الواقع اختبار عملي لكفاءة واحتراف الطرف المقابل ، كما أن لعامل الزمن دور في هذا التقييم ، فلكل خطاب تصنيف على سلم أولويات المرسل و المستقبل و الظرفية المحيطة بهذه المكاتبة الرسمية ، فالأمر و الطلب يختلف عن الإخبار أو الإرشاد و الوصف ، ولكل قيمة معنوية ومالية تختلف باختلاف الأحوال و النتائج المترتبة على هذه المخاطبة .

في الماضي كان نقل الرسائل يتم بشكل يدوي ، ثم تطورت لتصل إلى صناديق البريد منفردة دون مسلم أو مستلم ، فتغير الحال وتحولت المعلومات إلى مسارات الاتصال الإلكتروني لتكون عبر البريد الإلكتروني ، و اليوم تعددت وسائل نقل البيانات عبر تطبيقات التواصل ، وغداً سيتم نقلها عبر تقنيات التخاطر الإلكتروني الشبه آني المدموغة بالشفرة الحيوية للمرسل ، ولكل نموذج اتصال أدوات و أساليب تعامل مختلفة .